BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Masalah
Pertumbuhan
ekonomi Indonesia yang tumbuh sekitar 5 % pada tahun-tahun terakhir ini
sangatlah ditunjang oleh pertumbuhan sektor riil salah satunya yaitu sektor
bangunan yang mencakup industri properti. Sektor riil khususnya industri
properti merupakan salah satu indikator bangkitnya kondisi makroekonomi suatu
negara. Di negara-negara maju dan berkembang, pembangunan dan bisnis properti
tumbuh dengan pesat. Sementara itu di negara yang sedang mengalami keterpurukan
ekonomi ataupun negara-negara berkembang seperti Indonesia, pembangunan
properti yang naik cukup pesat menandakan mulai adanya perbaikan ekonomi yang
signifikan ke arah masa depan yang lebih baik.
Kehadiran
dan keberadaan manajemen properti diperlukan oleh perorangan ataupun badan
hukum, baik sektor privat maupun sektor publik yang memiliki dan/atau menggunakan
properti dalam jumlah kecil maupun besar, baik dalam hal kuantitas maupun nilai
uangnya. Jasa manajemen properti dapat
diberikan untuk lingkup kerja yang luas maupun terbatas sesuai dengan kebutuhan
dan kemampuan pemiliknya.
Dalam
era globalisasi, kebutuhan manajemen properti ini sudah menjadi bagian yang
tidak terpisahkan dengan keberhasilan suatu bisnis/usaha suatu perusahaan
terutama sejak tren kerjasama dengan pihak luar (outsourcing) di sektor
privat. Dua alasan utama adalah masalah efisiensi dan konsentrasi pada core business mereka. Bahkan dalam
perkembangannya sekarang mulai dikenal istilah manajemen fasilitas (facilities management) sebagai saudara
kandung dari manajemen properti.
Begitu
pula dengan kebutuhan akan pembangunan/pengadaan property disektor publik
berkembang begitu pesat. Perkembangan pesat tadi disebabkan oleh meningkatnya
kebutuhan akan pembangunan/pengadaan aset di seluruh organisasi sektor publik
guna memenuhi tujuannya, yaitu pemberian pelayanan ( service delivery) kepada masyarakat publik secara efektif dan
efisien serta mendukung pelaksanaan dari good
corporate governance. Jadi, tugas dan fungsi manajemen properti itu bukanlah
pekerjaan yang sedemikian sederhana, tetapi suatu pekerjaan yang memerlukan
keahlian khusus dan pengalaman yang luas.
Dengan
adanya perkembangan ini sangat dirasakan kebutuhan menghadirkan manajer
terampil yang profesional dalam bidang property secara berhasil guna dan berdaya
guna untuk mencapai tujuan pembangunan properti. Manajer properti adalah
seseorang yang memiliki kualitas multidisiplin yang sebagian besar orang tidak
memilikinya.
Aktivitas
manajemen properti ini berkisar dari sesuatu yang paling sederhana hingga
pembuatan keputusan yang kompleks, proses pembelian atau menjual properti untuk
memaksimumkan keuntungannya ( returns).
Oleh
karena itu, diperlukan kemampuan dan kemauan yang tinggi untuk melaksanakan
tugas manajemen properti maupun aset dalam konteks yang lebih luas agar tujuan
tersebut dapat tercapai.
B.
Perumusan Masalah
Berdasarkan
latar belakang diatas dapat diambil beberapa perumusan masalah, antara lain
sebagai berikut:
1.
Apa pengertian manajemen
properti?
2.
Bagaimana tujuan mengelola properti
baik sebagai investasi maupun sebagai wujud dari pelaksanaan aspek lingkungan?
3.
Bagaimana kegiatan pokok dalam
manajemen properti, mulai dari persiapan kontrak manajemen sampai kepada
penyediaan manajemen sistem informasi ( Management
Information System) properti?
4.
Bagaimana ruang lingkup
manajemen properti baik sebagai suatu investasi, kepentingan bisnis, pajak dan
asuransi maupun untuk kepentingan lainnya?
C.
Tujuan Penulisan
Sejalan
dengan perumusan masalah diatas, makalah ini disusun dengan tujuan:
1.
Untuk mengetahui pengertian
manajemen property.
2.
Untuk mengetahui tujuan
mengelola properti baik sebagai investasi maupun sebagai wujud dari pelaksanaan
aspek lingkungan.
3.
Untuk mengetahui kegiatan pokok
dalam manajemen properti, mulai dari persiapan kontrak manajemen sampai kepada
penyediaan manajemen sistem informasi ( Management
Information System) property.
4.
Untuk mengetahui ruang lingkup
manajemen properti baik sebagai suatu investasi, kepentingan bisnis, pajak dan
asuransi maupun untuk kepentingan lainnya.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengenalan dan Definisi
1. Definisi Manajemen
Manajemen
dapat diartikan sebagai suatu gabungan dari bidang-bidang kebijakan dan
administrasi serta orang-orang yang mengadakan pengawasan dan mengambil
keputusan yang perlu untuk melaksanakan Geliat
Bisnis Manajemen Properti Jor-joran Bisnis dengan Margin Kecil, tujuan
bisnis pemilik dan mencapai stabilitas serta pertumbuhan.
Sementara
definisi manajemen juga disampaikan oleh beberapa pakar diantaranya yaitu :
Ø Mary Parker Follet
The art of getting things done through people. Pemahaman definisi ini menekankan
akan arti pentingnya mengalokasikan dan memberdayakan sumber daya manusia dalam
mencapai tujuan.
Ø James Stoner
Suatu proses yang
meliputi: perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pengarahan, dan
pengawasan terhadap manusia dan sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu dari
organisasi.
Ø Arthur G. Bedeian
Procces of achieving desired result through efficient utilization of
human and material resources. Menurut Arthur justru
mendefinisikan manajemen sebagai keseluruhan dari suatu proses yang melibatkan efisensi
dalam memanfaatkan baik sumberdaya manusia maupun sumber daya material yang dimiliki
oleh suatu organisasi.
Dari
beberapa definisi manajemen di atas semuanya memiliki kesamaan bahwa pada
intinya untuk mencapai tujuan suatu usaha memerlukan suatu proses yang
menyeluruh dalam mengurus (management)
dan memadukan sumber daya manusia dengan sumber daya material yang dimiliki
oleh suatu organisasi.
2. Definisi Properti
Dalam
ilmu penilaian, properti diartikan sebagai harta kekayaan. Menurut Real estat Handbook,
Properti didefinisikan sebagai: the
rights that one individual has in
lands or goods to the exclusion of all others; rights gained from the ownership
of wealth.
Pemahaman
arti properti ini sendiri menjadi sangat luas, namun pada dasarnya merupakan
suatu hak yang dimiliki oleh seseorang atas property tersebut.
Sedangkan
untuk Real estat didefinisikan sebagai: in law, land and everything more or less attached to it. Ownership
below to the center of the earth and
above to the heavens. In business, the activities concerned with ownership and
use transfers of the physical property6. Tentunya definisi ini berbeda dengan apa yang
berlaku di Indonesia bahwa apa yang ada di dalam bumi dan di atas bumi tidak
dapat dimiliki oleh perseorangan karena hokum pertanahan di Indonesia menganut
azas horizontal.
3. Definisi Manajemen Properti
Secara
umum Manajemen Properti dapat diterjemahkan sebagai :
Ø Pengelolaan harta kekayaan. Dalam hal ini ruang lingkupnya dipersempit
terbatas untuk barang berwujud ( tangible
assets).
Ø Suatu cabang usaha real estat yang meliputi penyewaan, pengawasan,
penagihan sewa, perawatan dan pengelolaan real estat untuk pihak lain.
Menurut
Real Estate Handbook, Manajemen
Properti didefinisikan
sebagai :
The operation of property
as a business, including rental, rent collection, maintenance, etc. The
following tasks are often required in the ownership of property such as
accounting and reporting, leasing, maintenance and repair, paying taxes,
provision of utilities and insurance, remodeling, rent rate setting and collection,
acquisition and disposition, development and rehabilitation feasibility,
financing and income tac accounting.
Definisi ini menunjukkan bahwa ruang
lingkup pekerjaan manajemen properti sangat luas dan diperlukan keberadaannya
untuk kelangsungan properti maupun bisnis itu sendiri.
Sedangkan menurut beberapa pakar,
manajemen property didefinisikan sebagai berikut:
Ø Scarret
To seek to control property interest having regard to the short and
long term
objectives of the property owner and particularly to the purpose for which the
interest is held. Properti Manajemen
berfungsi untuk mewujudkan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang yang dikehendaki
oleh pemilik. Untuk itu keberadaan properti manajemen ini untuk memastikan
apakah kebijakan-kebijakan ( policy
making) yang dibuat sudah sesuai dan sudah dilaksanakan sehingga keberadaan
dan kelangsungan dari properti tetap bisa dipertahankan.
Ø Peter Tan Peng Khon
Strategic ideas formulated and scope of services established to
manage properties to meet the objectives of the owner. Properti manajer dalam hal ini
bertugas memformulasikan suatu kebijakan dalam bentuk perencanaan makro (strategic plan) maupun perencanaan mikro (tactical plan) untuk memastikan keinginan investor bisa terwujud.
Ø Michael Thorncorf
Ketentuan dan
pengawasan mengenai suatu properti dengan tujuan memperoleh keuntungan secara
optimal tidak selalu didasarkan semata-mata pada nilai uang, tetapi mencangkup
juga persyaratan kepentingan masyarakat, status, kewibawaan, peta politik,
dengan berbagai ragam kepentingan atau hasrat keinginan suatu golongan.
Dari
definisi-definisi diatas dapat disimpulkan bahwa tugas dan fungsi manajemen
properti bukanlah pekerjaan yang sedemikian sederhana, tetapi merupakan suatu
pekerjaan yang memerlukan keahlian khusus dan pengalaman yang luas.
B.
Tujuan Manajemen Properti
Walaupun
ruang lingkup properti manajemen sangat luas, namun secara umum dilihat dari
tujuannya manajemen properti dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua), yaitu:
1.
Mengelola properti sebagai
investasi / bisnis. Ini merupakan tugas yang memerlukan keahlian
khusus karena mengelola properti sebagai investasi sangat terkait dengan faktor-faktor
eksternal seperti peraturan pemerintah, faktor persaingan, permintaan dan
penawaran, selera konsumen dan lain sebagainya. Tujuan utamanya adalah
memaksimalkan pendapatan dan modal dari investor.
2.
Mengelola dan melaksanakan
aspek fisik lingkungan properti sehingga tercapai hasil optimal secara efektif
dan efisien. Tujuannya adalah untuk menghambat laju
penyusutan ataupun terjadinya kerusakan pada properti maupun lingkungan
sekitarnya.
Oleh
karena itu, tujuan akhir yang akan dicapai dalam manajemen properti ini ialah
mencakup sistem organisasi yang efektif serta pembinaan, koordinasi dan
pengawasan para tenaga terampil untuk meningkatkan pendapatan dari properti
tersebut dan bersamaan dengan itu pula menjamin serta melindungi properti dan
peralatannya dari kerusakan serta limbah dengan cara pemeliharaan yang baik dan
benar. Dengan demikian kedepan prospek manajemen properti ini akan terus
berkembang sesuai dengan permintaan pasar yang akan terus meningkat baik
disektor privat maupun sektor publik.
C.
Kegiatan Manajemen Properti
Beberapa
kegiatan atau aktivitas dalam manajemen property meliputi:
1.
Mempersiapkan dan membuat
kontrak manajemen (Management Contract). Seluruh kontrak harus dibuat dengan jelas dan
memuat seluruh isi perjanjian yang harus ada di dalamnya sehingga tidak menimbulkan
potensi konflik di kemudian hari. Misalnya kapan mulai dan berakhirnya suatu
kontrak, apa yang menjadi kewajiban dan hak masing-masing pihak, sangsi dan
lain sebagainya.
2.
Menyusun rencana manajemen dan
pengambil alihan tugas manajemen dari sebuah properti (Taking Over Management). Rencana disusun harus secara detail meliputi
rencana dalam jangka pendek, menengah maupun jangka panjang serta kapan
properti manajemen mulai dilibatkan, apakah pada saat awal sebelum pembangunan
(pre construction), pada saat
pembangunan (under construction),
maupun pada saat bangunan telah siap untuk dihuni dan dioperasikan (operational building).
3.
Memelihara dan mengelola
bangunan (Maintenance and Building Management). Dalam kaitannya dengan masalah biaya
pemeliharan bangunan / Life Cycle Costing
(LCC) perlu perencanaan dan aplikasi yang tepat sasaran. Karena lalainya
pelaksanaan dari tugas ini, kerusakan kecil pada bangunan akan mengakibatkan
kerugian yang jauh lebih besar. Selain itu pengelolaan bangunan secara
menyeluruh termasuk faktor keamanan dan kenyamanan bangunan bagi pengguna perlu
diutamakan.
4.
Melakukan pemasaran dan
negosiasi harga sewa (Marketing and Lease
Negotiation). Aktifitas ini sangat menentukan keberhasilan
suatu property yang dikelola sebagai suatu investasi. Dengan kemampuan yang
dimiliki oleh seorang properti manajer diharapkan dapat memaksimalkan tingkat
hunian (occupancy rate) dan
meminimalisasi tingkat kekosongan (vacancy
rate).
5.
Mengatur sistem penagihan dan pengelolaan
uang sewa (Lease Management & Rental
System). Data
base harus jelas dan up to date
10 untuk meminimalisasi tunggakan sewa (collection
loss) yang berisi informasi rinci tentang penyewa sehubungan dengan
kemampuan mereka dalam membayar uang sewa. Analisis besaran sewa (rent analysis), tinjauan kenaikan sewa (rent review) maupun service charge yang dikenakan kepada pengguna harus dilakukan
dengan sangat hati-hati. Properti manajemen yang melakukan hal ini dengan
ceroboh mengakibatkan banyak konsumen yang pindah dikarenakan besarnya beban
sewa yang ditanggung oleh mereka.
6.
Manajemen sistem administrasi
dan keuangan (Financial Management and
Administration System). Sistem ini sangat diperlukan untuk memonitor
seluruh aktifitas yang berkaitan dengan keuangan dan administrasi. Sehingga
dapat menghindarkan adanya kemungkinan kebocoran-kebocoran keuangan yang dapat
terjadi diakibatkan lemahnya sistem manajemen keuangan.
7.
Manajemen sistem informasi (Management Information System). Saat ini
sudah eranya komputerisasi. Di negara-negara maju sudah banyak bangunan
pintar (intelligent building) yang
pengoperasiannya menggunakan sistem informasi yang akurat dan cepat karena menggunakan
informasi teknologi yang memadai sesuai dengan kemajuan jaman. Hal ini akan sangat
membantu dan memudahkan manajemen properti dalam mengoptimalkan properti yang
dikelolanya.
D.
Ruang Lingkup Manajemen Properti
Ruang
lingkup manajemen properti cukup luas, namun secara umum dapat dibedakan
menjadi 3 kelompok yaitu mengelola properti sebagai suatu investasi, mengelola
properti sebagai suatu bisnis/usaha, dan mengelola properti kaitannya dengan
pajak dan asuransi.
1. Mengelola Properti Sebagai
Suatu Investasi
Sebagai
sebuah investasi, aspek manajemen properti menjadi salah satu perangkat yang
akan menjamin keberhasilan investasi properti. Setelah dilaksanakan tahap
rencana investasi, maka dilanjutkan dengan tahap pengelolaan atau manajemen
operasional yang berupaya menjalankan prediksi dan strategi yang telah
digariskan dalam tahap rencana investasi. Selama menjalankan tersebut, tahap
evaluasi untuk menyempurnaan pengelolaan properti juga terus dilaksanakan.
Sehingga dalam rangkaian proses investasi properti, setiap tahapan akan
memberikan kontribusi masing-masing demi keberhasilan investasi secara
keseluruhan.
Manajemen
properti secara umum dapat juga didefinisikan “to maintain and increase the investment income from the property
investment and to secure timely capital gains”. Dengan demikian aktivitas manajemen properti
harus dilihat dari sudut pandang investasi yang akan difokuskan pada pemahaman
aspek pasar sebagai kunci kesuksesan.
Untuk
mengukur suatu investasi bagi seorang manajer properti adalah melalui proses
penilaian ( valuation). Manajer
properti harus memastikan bahwa nilai dari properti yang dikelolanya tidak
mengalami penurunan dan bahkan sebaliknya nilainya terus bisa naik. Nilai
sebuah properti dapat diformulasikan sebagai berikut :
Nilai = Pendapatan
operasional bersih setahun (NOI) x (1/i)
Keterangan :
NOI = pendapatan kotor setahun – biaya
operasional setahun
I = tingkat kapitalisasi dari properti
tersebut
Tolok
ukur atau performance investasi dapat
diukur dengan menggunakan besaran dari tingkat hasil yang akan diperoleh (yield). Semakin tinggi yield dari suatu investasi, maka semakin
tinggi risiko dan tingkat pengembalian ( risk
& retun) yang akan diperoleh. Yield
dapat diformulasikan sebagai berikut :
Yield (%) = (Pendapatan
operasional bersih setahun /Nilai) x 100%
Dengan
demikian salah satu keberhasilan dari suatu manajemen properti dapat terlihat
dari kemampuan mereka memberikan kontribusi dalam meningkatkan penghasilan
bersih dari properti tersebut. Oleh karena itu, seorang manajer properti di
dalam programnya untuk menjaga nilai atau menaikkan nilai dari bangunannya
harus mempertimbangkan biaya operasional disamping pendapatannya.
Dalam
investasi properti, ada beberapa indikator yang menjadi acuan untuk melakukan
penilaian dan evaluasi serta strategi investasi yang dilaksanakan. Adapun
indikator tersebut adalah :
a.
Total investasi. Besaran
investasi ini sangat berpengaruh terhadap besarnya ruang lingkup pekerjaan yang
akan dilaksaksanakan. Sehingga strategi yang dibutuhkan akan berbeda-beda
sesuai dengan besaran investasi yang ditanamkan.
b.
Total rentable area. Dalam suatu
bangunan harus dihitung luas dari lantai bangunan yang bisa disewakan apabila
sewa didasarkan atas sewa permeterpersegi bangunan. Luas bangunan yang
digunakan sebagai fasilitas bangunan antar pengguna/penyewa tidak termasuk
dalam kategori yang disewakan.
c.
Prediksi harga sewa atau harga
jual. Besaran ini juga sangat beragam dan harus dilakukan survey lapangan
properti sejenis yang digunakan sebagai data pembanding. Apabila bangunan
terdiri dari beberapa lantai dan lokasi yang beragam, maka penentuan sewanya
juga berbeda dengan mempertimbangkan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap
nilai.
d.
Prediksi tingkat hunian atau
tingkat penjualan. Penelitian pasar (market
research) maupun daya serap pasar ( captive
market) berperan dalam menentukan tingkat hunian maupun tingkat penjualan.
Analisis ini digunakan untuk menentukan stategi dalam memaksimalkan tingkat
hunian maupun tingkat penjualan.
e.
Biaya operasional dan biaya
lainnya. Seluruh biaya yang diperlukan yang berkaitan dengan operasional
properti dan aktifitas usaha , baik yang biaya tetap ( fix cost) maupun yang biaya tidak tetap ( variable cost) perlu dikaji dalam rangka efektivitas dan efisiensi.
Dan indikator ini juga memerlukan suatu strategi yang mendasar dan menyentuh
semua aspek.
Indikator-indikator
tersebut, secara keseluruhan akan menjadi prediksi pendapatan dan pengeluaran
selama umur investasi yang direncanakan. Manajemen properti ikut berperan
menentukan keberhasilan investasi sepanjang umur properti. Tugas atau peran
tersebut dilaksanakan dengan menetapkan strategi, tugas kerja dan evaluasi
peran tersebut yang mampu menjamin pendapatan yang paling baik (maksimal)
dengan menjamin pengeluaran yang paling optimal.
Sehingga
diharapkan, investasi yang dilaksanakan tersebut memiliki kinerja yang baik. Hal
ini biasanya ditunjukkan oleh :
a.
Tingkat hasil pengembalian
intern atau internal rate of return (IRR). Yaitu suatu tingkat diskonto
dimana nilai sekarang dari arus kas suatu investasi di masa datang sama dengan
biaya dari investasi. Angka ini ditemukan dengan proses mencoba dan mencoba
lagi ( trial and error), jika nilai
bersih sekarang dari arus kas keluar (biaya dari investasi) dan arus kas masuk
(laba atas investasi) sama dengan nol, maka tarif diskonto yang digunakan
adalah IRR. Apabila IRR lebih besar dari pengembalian yang
dipersyaratkan-dinamakan tingkat batas dalam penganggaran modal-investasi itu
dapat diterima.
b.
Nilai Besih Sekarang / Net
Present Value (NPV). Yaitu metode yang digunakan dalam mengkaji investasi
dengan cara mana nilai bersih sekarang, dari semua arus kas keluar (seperti
biaya investasi) serta arus kas masuk (pendapatan), dihitung dengan menggunakan
suatu tarif diskonto tertentu. Biasanya tarif diskonto ini adalah tingkat
pendapatan yang dipersyaratkan. Suatu investasi dapat diterima bila NPV-nya
positif. Dalam penganggaran modal, tarif diskonto yang digunakan dinamakan
tingkat batas dan biasanya sama dengan biaya modal tambahan.
c.
Periode Pengembalian (Payback Period). Yaitu dalam penganggaran modal : lamanya waktu
yang diperlukan untuk memperoleh kembali biaya dari suatu investasi modal.
Periode pengembalian adalah rasio dari investasi modal. Periode pengembalian
adalah rasio dari investasi awal (pengeluaran kas) terhadap arus kas masuk
tahunan untuk periode pengembalian. Kekurangan terpenting dari metode
pengembalian adalah bahwa metodel tidak memperhitungkan arus kas sesudah
periode pengembalian, sehingga bukan merupakan ukuran dari profitabilitas suatu
proyek investasi. Oleh sebab itu, para analis umumnya mengutamakan metode arus
kas yang didiskonto (discounted cash flow)
untuk penganggaran modal yaitu IRR dan NPV.
d.
Indikator penilaian investasi
lainnya yang memperlihatkan kinerja tersebut. Indikator-indikator
tersebut seharusnya terus dipantau, dievaluasi dan ditingkatkan melalui
evaluasi kinerja manajemen properti yang dijalankan.
2. Mengelola Properti Sebagai
Suatu Bisnis/Usaha
Tujuan
dari kegiatan ini adalah optimalisasi dari arus kas sekaligus memelihara dan
meningkatkan nilai properti tersebut. Kegiatan manajemen properti sebagai suatu
bisnis atau usaha juga tidak dapat dipisahkan dalam kaitannya mengelola
properti sebagai suatu investasi sebab keduanya saling terkait dan memiliki
hubungan yang erat. Dalam hal ini kegiatan manajemen properti meliputi :
a.
Memasarkan ruangan untuk
memperoleh penyewa dengan harga sewa yang terbaik. Berbagai media promosi dapat digunakan untuk bisa menarik minat
dari penyewa termasuk pertimbangan dalam memberikan diskon kepada penyewa.
b.
Menagih sewa dan biaya
pelayanan (service charge). Menentukan sistem penagihan sewa yang efektif
dikaitkan dengan situasi dan kondisi dari penyewa serta jenis pelayanan yang
optimal kepada penyewa sehingga mereka merasa nyaman menjalankan aktifitas
bisnisnya dan tidak terganggu oleh masalah-masalah sepele, seperti listrik yang
sering padam, kebersihan yang tidak terjaga, keamanan yang tidak berfungsi dan
sebagainya.
c.
Memelihara properti. Termasuk pekerjaan yang dilakukan secara berkala
ataupun insidentil maupun jangka menengah seperti pengecatan dan jangka panjang
seperti penggantian bagian-bagian yang mengalami kerusakan dan tidak dapat
diperbaiki lagi.
d.
Mengelola keuangan dan
memberikan laporan secara berkala. Hal ini harus diatur dengan memperhatikan
skala perioritas dalam pengeluaran. Serta menekan biaya-biaya yang dapat
dihemat dan memberikan laporan yang terkini secara berkala.
e.
Memonitor nilai properti. Sesuai dengan tujuan utama dari manajemen
properti adalah meningkatkan pendapatan serta mempertahankan nilai properti.
Hal ini harus senantiasa di monitor perkembangannya mengingat banyaknya faktor
persaingan yang bisa menimbulkan turunnya pendapatan suatu properti.
f.
Melakukan pengadaan sarana dan
fasilitas pelengkap. Melengkapi properti dengan sarana dan fasilitas yang
mendukung seperti area untuk orang yang merokok, tempat bermain untuk anak-anak
di pusat-pusat perbelanjaan dan lain-lain.
g.
Memahami pentingnya suatu
komunikasi dan informasi. Selalu mengikuti perkembangan informasi terkini
sesuai dengan perkembangan bisnis yang dijalankan. Mengamati
kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan oleh pemerintah untuk antisipasi kedepan.
Mengingat sering ditemuin pusat-pusat perbelanjaan yang akhirnya tutup atau
ditinggalkan oleh penyewa dan konsumen yang disebabkan karena adanya
faktor-faktor persaingan properti sejenis yang baru dibangun maupun perubahan
dari kebijakan pemerintah setempat.
3. Mengelola Properti
Kaitannya dengan Pajak dan Asuransi
Ruang
lingkup lain dari kegiatan manajemen properti ini mencakup kegiatan yang
berhubungan dengan pajak dan asuransi. Beberapa aktifitas yang dapat dilakukan
oleh keberadaan manajemen properti yaitu :
a.
Meneliti kewajaran penetapan
pajak dari nilai objek pajak. Hal ini dimaksudkan untuk dapat memberikan
analisis terhadap nilai properti yang digunakan sebagai dasar penetapan
pajaknya. Walaupun dalam hal ini Direktorat Jenderal Pajak memiliki ketentuan
dan peraturan tersendiri sebagai dasar penilaiannya dengan menggunakan Nilai
Jual Objek Pajak (NJOP) tanah dan bangunan yang mereka tetapkan.
b.
Meneliti aspek legalitas yang
berhubungan dengan kepemilikan atau penguasaan properti. Seperti dalam hal masa
berlakunya sertifikat tanah seperti Hak Guna Bangunan (HGB), Hak Guna Usaha
(HGU) ataupun Hak Pengelolaan. Dan mengusahakan perpanjangan hak-hak tersebut
yang akan berakhir masa berlakunya.
c.
Monitor peraturan berkaitan
dengan pajak. Memahami seluruh peraturan-peraturan yang
berkaitan dengan pajak properti, maupun pajak-pajak lainnya yang terkait dengan
ruang lingkup pekerjaan manajemen properti dan selalu mengikuti perkembangannya
mengingat peraturan di bidang perpajakan sangat dinamis.
d.
Keringanan pajak. Membantu
untuk mengajukan permohonan keberatan ataupun pengurangan terhadap besarnya
pajak terhutang yang dikenakan oleh Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan
(PBB) setempat apabila dipandang perlu.
e.
Asuransi kebakaran. Melindungi
pemilik properti terhadap berbagai risiko, seperti kebakaran, kehilangan
ataupun kerusakan lainnya. Mengingat properti itu bisa mengalami hal-hal yang
tidak diinginkan seperti terjadinya kebakaran karena akibat hubungan arus
pendek.
f.
Polis asuransi dan penutupan
asuransi. Menyimpan dengan baik polis asuransi dan memastikan menggunakan jasa
asuransi yang tepat sehingga tidak mengalami masalah bila akan melakukan klaim
pencairan asuransi dan mengurus penutupan asuransi atau perpanjangannya bila
diperlukan.
E.
Sistem dalam Manajemen Properti
Untuk
melaksanakan tujuan, aktifitas dan ruanglingkup manajemen properti di atas,
diperlukan sistem manajemen properti yang meliputi pelaksanaan rincian
manajemen properti secara tepat, pengelolaan keuangan yang benar dan menghimpun
serta menganalisis data-data penting lainnya:
1. Melaksanakan Rincian
Manajemen Properti Secara Tepat
Tujuan
dan rincian manajemen ini adalah menyajikan informasi agar tanggung jawab yang
akan diserahkan dapat dilaksanakan secara tepat dan cepat. Sistem ini hendaknya
juga mampu dilaksanakan agar informasi yang fundamental dapat dengan cepat
disesuaikan dengan seringnya terjadi perubahan-perubahan, misalnya dalam
penilaian kembali harga sewa, menyelesaikan kontrak sewa menyewa atau perubahan
pada fisik bangunan. Pendataan dari manajemen properti ini harus dilengkapi
data properti sebagai berikut :
a.
Penyusunan data properti. Dalam penyusunan data dari setiap
properti harus dicatat secara rinci mengenai kontrak sewa menyewa yang telah dilaksanakan
dan dilengkapi dengan data-data seperti :
Ø Nama dan alamat klien. Nama dan alamat lengkap klien harus
dipastikan kebenarannya. Untuk menghindari terjadinya pemalsuan alamat.
Ø Kepemilikan. Statusnya harus jelas apakah sebatas sebagai penyewa, leasing atau pembeli / pemilik.
Ø Persyaratan kontrak. Syarat-syarat dalam kontrak harus tertuang dengan
jelas dengan menggunakan bahasa yang disepakati antara pemilik dengan penyewa.
Ø Harga sewa dan setiap tanggal pembayaran. Dinyatakan dalam satuan
mata uang yang berlaku dan sesuai dengan kesepatan bisa dalam bentuk rupiah
atau mata uang asing. Tanggal pembayaran harus jelas dan sangsi yang dikenakan
apabila terjadi keterlambatan dalam pembayaran sewa.
Ø Rincian penggunaan. Penggunaan bangunan harus sesuai dengan kontrak
yang disepakati dan setiap perubahannya harus dilaporkan kepada pengelola
properti.
Ø Luas lantai. Dengan menggunakan satuan m2 luas lantai yang disewakan.
Ø Penilaian kontrak sewa. Akan dilakukan peninjauan ulang terhadap
kontrak sewa pada jangka waktu yang disepakati. Hal ini bisa mengakibatkan
turunnya atau naiknya harga sewa yang harus dibayar oleh penyewa.
Ø Data-data pajak properti. Seperti Surat Pemberitahuan Pajak Terhutang
(SPPT), fotocopy data-data pendukung seperti: sertifikat tanah, IMB, gambar
denah bangunan.
Ø Tanggal berakhirnya kontrak sewa menyewa. Jangka waktu toleransi
pengosongan apabila berakhirnya kontrak sewa atau kemungkinan adanya
perpanjangan sewa.
Ø Perjanjian pemilik dan
penyewa. Hal-hal yang tertuang secara khusus yang diinginkan oleh pemilik
terhadap penyewa ataupun sebaliknya perlu dibuat perjanjiannya.
Ø Data mengenai asuransi properti. Besarnya premi asuransi yang harus
dibayar, jenis asuransi yang diikuti, jangka waktu berakhirnya asuransi.
b.
Informasi tambahan. Dalam aspek ini tercakup data-data
rincian singkat mengenai :
Ø Batasan pengelolaan. Sejauh mana yang menjadi batas tanggung jawab
dan kewajiban dalam melakukan pengelolaan properti.
Ø Menyewakan kepada pihak ketiga. Perlu dibuat kebijakan yang mengatur
masalah ini sehingga tidak terjadi masalah dalam ketentuan kontraknya dengan
pemilik dan penyewa dan juga dengan pihak ketiga.
Ø Perubahan-perubahan yang diijinkan. Setiap perubahan yang akan
dilakukan oleh penyewa harus mendapatkan ijin terlebih dahulu dari pengelola,
seperti penyewa yang akan melakukan perubahan design tata ruang sesuai dengan kebutuhannya.
Ø Sertifikat Ijin Mendirikan Bangunan (IMB). Memastikan jangka waktu berlakunya
IMB dan memastikan sesuai dengan peruntukannnya.
Ø Hal-hal lainnya yang telah memperoleh suatu kesepakatan pemilik. Seperti
kemungkinan bila terjadi kerusakan atau kehilangan yang disebabkan oleh
penyewa.
c.
Catatan kontrak dan penilaian
harga sewa pasaran. Termasuk di dalamnya :
Ø Ada tidaknya pelanggaran kontrak. Sejauh mana pelaksanaan dari kesepakatan
kontrak yang telah dibuat dan sangsi-sangsi yang diberlakukan apabila terjadi
pelanggaran kontrak.
Ø Tinjauan sewa sesuai dengan yang berlaku di pasar. Penilaian ini
dimaksudkan untuk mensiasati faktor persaingan yang terjadi untuk properti yang
sejenis.
d.
Recana pemeliharaan dan
penggantian. Di dalamnya meliputi beberapa aktivitas sebagai berikut :
Ø Jadual rutin pemeliharaan ( day
to day maintenance) untuk jangka pendek. Tindakan yang harus dilakukan
apabila terjadi sesuatu musibah, misalnya pintu tangga darurat tidak boleh
terkunci selama ada aktivitas dalam gedung, tabung-tabung kebakaran harus bisa
difungsikan dengan baik. Toilet harus selalu terjaga kebersihannya.
Ø Untuk jangka menengah dan jangka panjang perlu adanya perbaikan atau
penggantian bagian-bagian yang mengalami kerusakan fisik atau keusangan fungsi
maupun ekonomis.
2. Pengelolaan Sistem
Keuangan yang Benar
Kegiatan
ini akan dilaksanakan oleh akuntan atau bagian keuangan. Namun demikian seorang
properti manajer harus mengetahui sistem yang dipergunakan. Prinsip dasar
sistem akunting harus mampu mendata :
Ø Pembayaran dari faktur yang berkaitan dengan biaya pengeluaran
properti.
Ø Penagihan tunggakan sewa dari penyewa dan biaya-biaya lainnya yang harus
dibayar oleh penyewa, dan
Ø Langkah persiapan dan piutang klien mengenai uang yang harus
dikembalikan.
Dalam
kaitan ini, data-data yang harus diperhatikan meliputi :
Ø Rincian mengenai penyewa serta kontraknya. Baik data-data yang
bersifat kuantitas maupun kualitas dari penyewa.
Ø Faktur-faktur. Memastikan faktur-faktur yang ada adalah wajar dan
sesuai kebenarannya.
Ø Kuitansi. Setiap kuitansi harus didata dan disimpan dengan baik sebagai
arsip (file) jika suatu saat diperlukan.
Ø Data Piutang. Besaran piutang dan kapan pelunasan dari masing-masing
piutang tersebut.
Ø Rincian keuangan para klien. Perlu diberikan catatan-catatan khusus
terhadap klien yang mengalami masalah keuangan misalnya sering menunggak
pembayaran sewa dari tanggal yang sudah ditetapkan.
3. Menghimpun dan
Menganalisis Data Penting Lainnya
Data-data
lainnya yang sangat penting bagi suatu pengelolaan manajemen properti yang benar
meliputi :
a.
Data mengenai asuransi properti
(informasi ini berkaitan dengan) :
Ø Penentuan dari nilai yang akan diasuransikan. Dalam hal ini dapat
menggunakan jasa penilai independent
untuk menentukan besarnya pertanggungan properti yang akan diasuransikan selain
ada penaksir nilai dari pihak asuransi.
Ø Rincian persyaratan dalam polis asuransi. Secara seksama memastikan
persyaratan-persyaratannya sudah terpenuhi sesuai dengan ketentuan-ketentuan
yang ada dalam polis asuransi tersebut.
Ø Pembayaran premi. Besar dan jatuh tempoh setiap pembayaran premi
yang menjadi kewajibannya.
Ø Pembayaran kembali biaya asuransi dari penyewa. Apabila terjadi
klaim dari klien tentang asuransi yang harus diterimanya bila terjadi suatu
musibah, memastikan kepada siapa harus menuntutnya dan kepada siapa yang berhak
menerima asuransi tersebut.
b.
Data-data inspeksi properti
meliputi :
Ø Tanggal pemeriksaan. Setiap pemeriksaan yang dilakukan harus dicatat
sebagai monitoring inspeksi selanjutnya.
Ø Tujuan dan hasil pemeriksaan. Melakukan pencatatan secara rinci
hasil pemeriksaan lapangan.
c.
Kondisi dan potensi
pengembangan properti meliputi :
Ø Spesifikasi konstruksi. Meliputi jenis konstruksi, rincian material
dan fasilitas bangunan.
Ø Tata letak bangunan. Apakah sudah sesuai dengan konsep estetika dan
memenuhi standar design yang
diharapkan sesuai dengan penggunaan properti tersebut.
Ø Perencanaan tambahan yang diperlukan. Untuk potensi pengembangan di
masa yang akan datang diperlukan analisis data yang mendukung rencana tersebut,
seperti trend pendapatan yang meningkat dan terbatasnya
penawaran yang ada.
d.
Photo-photo
Photo-photo ini
harus senantiasa yang terakhir terutama setelah adanya perubahan-perubahan.
e.
Bestek ( Building Plan) dan pemeliharaan
Setiap manajer harus
memiliki denah bangunan perlantai dari properti yang dikelolanya. Denah
tersebut menjelaskan setiap perubahan perubahan yang memperoleh persetujuan.
Untuk jenis fasilitas bangunan lainnya seperti pendingin udara (AC), gambar
instalasi mengenai tata cara pemeliharaan dan spesifikasinya harus senantiasa
disimpan. Sehingga jika diperlukan setiap saat bisa dilakukan perbaikan ataupun
penggantian dengan mempelajari secara seksama apa yang ada dalam bestek
tersebut. Bahkan di negara-negara maju sekarang setiap gedung memiliki building plan dalam bentuk komputerisasi
yang memuat informasi begitu rinci menyangkut keseluruhan gedung/bangunan.
f.
Persetujuan mengenai data
perencanaan
Dalam aspek ini
meliputi rincian mengenai persetujuan data-data perencanaan yang telah
diperoleh.
g.
Data alamat
Daftar yang berisi
alamat dan nomor telpon dari klien, pengacara klien, penyewa, pengelola dan
kontraktor serta pemasok / relasi untuk setiap properti harus didata dan
diperbaharui apabila ada perubahan.
h.
Kontrak manajemen
Salinan dari setiap
kontrak manajemen atau surat pengangkatan klien dengan rincian tugas yang harus
dilaksanakan harus disimpan dengan baik.
i.
Kontrak pemeliharaan
Hal ini berkaitan
dengan para pemasok pelayanan atau pemeliharaan untuk fasilitas bangunan
seperti lift, AC dan fasilitas bangunan lainnya.
j.
Kontrak kerja karyawan
Kontrak ini
berhubungan dengan kegiatan administrasi umum untuk korespondensi mengenai
properti yang akan dikelola.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
1.
Kehadiran dan keberadaan
manajemen properti diperlukan oleh perorangan ataupun badan hukum, baik sektor
privat maupun sektor publik yang memiliki dan/atau menggunakan properti dalam
jumlah kecil maupun besar, baik dalam hal kuantitas maupun nilai uangnya. Jasa
manajemen properti dapat diberikan untuk lingkup kerja yang luas maupun
terbatas sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan pemiliknya.
2.
Secara umum, dilihat dari
tujuannya manajemen properti dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua) , yaitu:
Ø
Mengelola properti sebagai
investasi / bisnis;
Ø
Mengelola dan melaksanakan
aspek fisik lingkungan properti sehingga tercapai hasil optimal secara efektif dan
efisien.
3.
Dengan maraknya bisnis
manajemen properti yang memberikan prospek yang semakin cerah, maka ruang
lingkup manajemen properti dapat diklasifikasikan menjadi:
Ø
Mengelola properti sebagai
suatu investasi
Ø
Mengelola properti sebagai
suatu bisnis / usaha; dan
Ø
Mengelola properti kaitannya
dengan pajak dan asuransi.
4.
Sedangkan untuk penyediaan
sistem dalam manajemen properti yang merupakan suatu bagian yang sangat vital
dalam mencapai suatu tujuan dari manajemen properti antara lain meliputi
aktivitas sebagai berikut:
Ø
Melaksanakan rincian manajemen
properti secara tepat
Ø
Pengelolaan sistem keuangan
yang benar
Ø
Menghimpun dan menganalisis
data penting lainnya.
B. Saran
Bagi pengembang properti dalam
membangun proyek properti harus disesuaikan dengan daya serap pasar sehingga tidak
terjadi kelebihan pasokan, lebih mengutamakan pemenuhan kebutuhan terhadap
sektor primer yaitu perumahan khususnya bagi masyarakat golongan menengah
kebawah. Serta saran yang paling penting bagi pengembang yaitu untuk tidak
mudah terpengaruh oleh guncangan ekonomi.
0 komentar:
Posting Komentar