Personal

Senin, 20 Mei 2013

STRATEGI BISNIS DI BIDANG PROPERTI



BAB I

PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang Masalah

Pertumbuhan ekonomi Indonesia yang tumbuh sekitar 5 % pada tahun-tahun terakhir ini sangatlah ditunjang oleh pertumbuhan sektor riil salah satunya yaitu sektor bangunan yang mencakup industri properti. Sektor riil khususnya industri properti merupakan salah satu indikator bangkitnya kondisi makroekonomi suatu negara. Di negara-negara maju dan berkembang, pembangunan dan bisnis properti tumbuh dengan pesat. Sementara itu di negara yang sedang mengalami keterpurukan ekonomi ataupun negara-negara berkembang seperti Indonesia, pembangunan properti yang naik cukup pesat menandakan mulai adanya perbaikan ekonomi yang signifikan ke arah masa depan yang lebih baik.

Kehadiran dan keberadaan manajemen properti diperlukan oleh perorangan ataupun badan hukum, baik sektor privat maupun sektor publik yang memiliki dan/atau menggunakan properti dalam jumlah kecil maupun besar, baik dalam hal kuantitas maupun nilai uangnya.  Jasa manajemen properti dapat diberikan untuk lingkup kerja yang luas maupun terbatas sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan pemiliknya.

Dalam era globalisasi, kebutuhan manajemen properti ini sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan keberhasilan suatu bisnis/usaha suatu perusahaan terutama sejak tren kerjasama dengan pihak luar  (outsourcing) di sektor privat. Dua alasan utama adalah masalah efisiensi dan konsentrasi pada core business mereka. Bahkan dalam perkembangannya sekarang mulai dikenal istilah manajemen fasilitas (facilities management) sebagai saudara kandung dari manajemen properti.

Begitu pula dengan kebutuhan akan pembangunan/pengadaan property disektor publik berkembang begitu pesat. Perkembangan pesat tadi disebabkan oleh meningkatnya kebutuhan akan pembangunan/pengadaan aset di seluruh organisasi sektor publik guna memenuhi tujuannya, yaitu pemberian pelayanan ( service delivery) kepada masyarakat publik secara efektif dan efisien serta mendukung pelaksanaan dari good corporate governance. Jadi, tugas dan fungsi manajemen properti itu bukanlah pekerjaan yang sedemikian sederhana, tetapi suatu pekerjaan yang memerlukan keahlian khusus dan pengalaman yang luas.

Dengan adanya perkembangan ini sangat dirasakan kebutuhan menghadirkan manajer terampil yang profesional dalam bidang property secara berhasil guna dan berdaya guna untuk mencapai tujuan pembangunan properti. Manajer properti adalah seseorang yang memiliki kualitas multidisiplin yang sebagian besar orang tidak memilikinya.

Aktivitas manajemen properti ini berkisar dari sesuatu yang paling sederhana hingga pembuatan keputusan yang kompleks, proses pembelian atau menjual properti untuk memaksimumkan keuntungannya ( returns).

Oleh karena itu, diperlukan kemampuan dan kemauan yang tinggi untuk melaksanakan tugas manajemen properti maupun aset dalam konteks yang lebih luas agar tujuan tersebut dapat tercapai.
B.       Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas dapat diambil beberapa perumusan masalah, antara lain sebagai berikut:

1.    Apa pengertian manajemen properti?

2.    Bagaimana tujuan mengelola properti baik sebagai investasi maupun sebagai wujud dari pelaksanaan aspek lingkungan?

3.    Bagaimana kegiatan pokok dalam manajemen properti, mulai dari persiapan kontrak manajemen sampai kepada penyediaan manajemen sistem informasi ( Management Information System) properti?

4.    Bagaimana ruang lingkup manajemen properti baik sebagai suatu investasi, kepentingan bisnis, pajak dan asuransi maupun untuk kepentingan lainnya?



C.      Tujuan Penulisan

Sejalan dengan perumusan masalah diatas, makalah ini disusun dengan tujuan:

1.    Untuk mengetahui pengertian manajemen property.

2.    Untuk mengetahui tujuan mengelola properti baik sebagai investasi maupun sebagai wujud dari pelaksanaan aspek lingkungan.

3.    Untuk mengetahui kegiatan pokok dalam manajemen properti, mulai dari persiapan kontrak manajemen sampai kepada penyediaan manajemen sistem informasi ( Management Information System) property.

4.    Untuk mengetahui ruang lingkup manajemen properti baik sebagai suatu investasi, kepentingan bisnis, pajak dan asuransi maupun untuk kepentingan lainnya.



BAB II

PEMBAHASAN

A.      Pengenalan dan Definisi

1.    Definisi Manajemen

Manajemen dapat diartikan sebagai suatu gabungan dari bidang-bidang kebijakan dan administrasi serta orang-orang yang mengadakan pengawasan dan mengambil keputusan yang perlu untuk melaksanakan Geliat Bisnis Manajemen Properti Jor-joran Bisnis dengan Margin Kecil, tujuan bisnis pemilik dan mencapai stabilitas serta pertumbuhan.

Sementara definisi manajemen juga disampaikan oleh beberapa pakar diantaranya yaitu :

Ø Mary Parker Follet

The art of getting things done through people.  Pemahaman definisi ini menekankan akan arti pentingnya mengalokasikan dan memberdayakan sumber daya manusia dalam mencapai tujuan.

Ø James Stoner

Suatu proses yang meliputi: perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pengarahan, dan pengawasan terhadap manusia dan sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu dari organisasi.

Ø Arthur G. Bedeian

Procces of achieving desired result through efficient utilization of human and material resources. Menurut Arthur justru mendefinisikan manajemen sebagai keseluruhan dari suatu proses yang melibatkan efisensi dalam memanfaatkan baik sumberdaya manusia maupun sumber daya material yang dimiliki oleh suatu organisasi.

Dari beberapa definisi manajemen di atas semuanya memiliki kesamaan bahwa pada intinya untuk mencapai tujuan suatu usaha memerlukan suatu proses yang menyeluruh dalam mengurus (management) dan memadukan sumber daya manusia dengan sumber daya material yang dimiliki oleh suatu organisasi.



2.    Definisi Properti

Dalam ilmu penilaian, properti diartikan sebagai harta kekayaan. Menurut Real estat Handbook, Properti didefinisikan sebagai: the rights that one individual has in lands or goods to the exclusion of all others; rights gained from the ownership of wealth.

Pemahaman arti properti ini sendiri menjadi sangat luas, namun pada dasarnya merupakan suatu hak yang dimiliki oleh seseorang atas property tersebut.

Sedangkan untuk Real estat  didefinisikan sebagai: in law, land and everything more or less attached to it. Ownership below to the center of the earth and above to the heavens. In business, the activities concerned with ownership and use transfers of the physical property6.  Tentunya definisi ini berbeda dengan apa yang berlaku di Indonesia bahwa apa yang ada di dalam bumi dan di atas bumi tidak dapat dimiliki oleh perseorangan karena hokum pertanahan di Indonesia menganut azas horizontal.



3.    Definisi Manajemen Properti

Secara umum Manajemen Properti dapat diterjemahkan sebagai :

Ø Pengelolaan harta kekayaan. Dalam hal ini ruang lingkupnya dipersempit terbatas untuk barang berwujud ( tangible assets).

Ø Suatu cabang usaha real estat yang meliputi penyewaan, pengawasan, penagihan sewa, perawatan dan pengelolaan real estat untuk pihak lain.

Menurut Real Estate Handbook, Manajemen Properti didefinisikan

            sebagai :

The operation of property as a business, including rental, rent collection, maintenance, etc. The following tasks are often required in the ownership of property such as accounting and reporting, leasing, maintenance and repair, paying taxes, provision of utilities and insurance, remodeling, rent rate setting and collection, acquisition and disposition, development and rehabilitation feasibility, financing and income tac accounting.

Definisi ini menunjukkan bahwa ruang lingkup pekerjaan manajemen properti sangat luas dan diperlukan keberadaannya untuk kelangsungan properti maupun bisnis itu sendiri.

Sedangkan menurut beberapa pakar, manajemen property didefinisikan sebagai berikut:

Ø Scarret  

To seek to control property interest having regard to the short and long term objectives of the property owner and particularly to the purpose for which the interest is held.  Properti Manajemen berfungsi untuk mewujudkan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang yang dikehendaki oleh pemilik. Untuk itu keberadaan properti manajemen ini untuk memastikan apakah kebijakan-kebijakan ( policy making) yang dibuat sudah sesuai dan sudah dilaksanakan sehingga keberadaan dan kelangsungan dari properti tetap bisa dipertahankan.

Ø Peter Tan Peng Khon

Strategic ideas formulated and scope of services established to manage properties to meet the objectives of the owner.  Properti manajer dalam hal ini bertugas memformulasikan suatu kebijakan dalam bentuk perencanaan makro (strategic plan)  maupun perencanaan mikro (tactical plan) untuk memastikan keinginan investor bisa terwujud.

Ø Michael Thorncorf

Ketentuan dan pengawasan mengenai suatu properti dengan tujuan memperoleh keuntungan secara optimal tidak selalu didasarkan semata-mata pada nilai uang, tetapi mencangkup juga persyaratan kepentingan masyarakat, status, kewibawaan, peta politik, dengan berbagai ragam kepentingan atau hasrat keinginan suatu golongan.

Dari definisi-definisi diatas dapat disimpulkan bahwa tugas dan fungsi manajemen properti bukanlah pekerjaan yang sedemikian sederhana, tetapi merupakan suatu pekerjaan yang memerlukan keahlian khusus dan pengalaman yang luas.

B.       Tujuan Manajemen Properti

Walaupun ruang lingkup properti manajemen sangat luas, namun secara umum dilihat dari tujuannya manajemen properti dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua), yaitu:

1.    Mengelola properti sebagai investasi / bisnis.  Ini merupakan tugas yang memerlukan keahlian khusus karena mengelola properti sebagai investasi sangat terkait dengan faktor-faktor eksternal seperti peraturan pemerintah, faktor persaingan, permintaan dan penawaran, selera konsumen dan lain sebagainya. Tujuan utamanya adalah memaksimalkan pendapatan dan modal dari investor.

2.    Mengelola dan melaksanakan aspek fisik lingkungan properti sehingga tercapai hasil optimal secara efektif dan efisien.  Tujuannya adalah untuk menghambat laju penyusutan ataupun terjadinya kerusakan pada properti maupun lingkungan sekitarnya.

Oleh karena itu, tujuan akhir yang akan dicapai dalam manajemen properti ini ialah mencakup sistem organisasi yang efektif serta pembinaan, koordinasi dan pengawasan para tenaga terampil untuk meningkatkan pendapatan dari properti tersebut dan bersamaan dengan itu pula menjamin serta melindungi properti dan peralatannya dari kerusakan serta limbah dengan cara pemeliharaan yang baik dan benar. Dengan demikian kedepan prospek manajemen properti ini akan terus berkembang sesuai dengan permintaan pasar yang akan terus meningkat baik disektor privat maupun sektor publik.

C.      Kegiatan Manajemen Properti

Beberapa kegiatan atau aktivitas dalam manajemen property meliputi:

1.    Mempersiapkan dan membuat kontrak manajemen (Management Contract).  Seluruh kontrak harus dibuat dengan jelas dan memuat seluruh isi perjanjian yang harus ada di dalamnya sehingga tidak menimbulkan potensi konflik di kemudian hari. Misalnya kapan mulai dan berakhirnya suatu kontrak, apa yang menjadi kewajiban dan hak masing-masing pihak, sangsi dan lain sebagainya.

2.    Menyusun rencana manajemen dan pengambil alihan tugas manajemen dari sebuah properti (Taking Over Management).  Rencana disusun harus secara detail meliputi rencana dalam jangka pendek, menengah maupun jangka panjang serta kapan properti manajemen mulai dilibatkan, apakah pada saat awal sebelum pembangunan (pre construction), pada saat pembangunan (under construction), maupun pada saat bangunan telah siap untuk dihuni dan dioperasikan (operational building).

3.    Memelihara dan mengelola bangunan (Maintenance and Building Management).  Dalam kaitannya dengan masalah biaya pemeliharan bangunan / Life Cycle Costing (LCC) perlu perencanaan dan aplikasi yang tepat sasaran. Karena lalainya pelaksanaan dari tugas ini, kerusakan kecil pada bangunan akan mengakibatkan kerugian yang jauh lebih besar. Selain itu pengelolaan bangunan secara menyeluruh termasuk faktor keamanan dan kenyamanan bangunan bagi pengguna perlu diutamakan.

4.    Melakukan pemasaran dan negosiasi harga sewa (Marketing and Lease Negotiation).  Aktifitas ini sangat menentukan keberhasilan suatu property yang dikelola sebagai suatu investasi. Dengan kemampuan yang dimiliki oleh seorang properti manajer diharapkan dapat memaksimalkan tingkat hunian (occupancy rate) dan meminimalisasi tingkat kekosongan (vacancy rate).

5.    Mengatur sistem penagihan dan pengelolaan uang sewa (Lease Management & Rental System).  Data base harus jelas dan up to date 10 untuk meminimalisasi tunggakan sewa (collection loss) yang berisi informasi rinci tentang penyewa sehubungan dengan kemampuan mereka dalam membayar uang sewa. Analisis besaran sewa (rent analysis), tinjauan kenaikan sewa (rent review) maupun service charge yang dikenakan kepada pengguna harus dilakukan dengan sangat hati-hati. Properti manajemen yang melakukan hal ini dengan ceroboh mengakibatkan banyak konsumen yang pindah dikarenakan besarnya beban sewa yang ditanggung oleh mereka.

6.    Manajemen sistem administrasi dan keuangan (Financial Management and Administration System).  Sistem ini sangat diperlukan untuk memonitor seluruh aktifitas yang berkaitan dengan keuangan dan administrasi. Sehingga dapat menghindarkan adanya kemungkinan kebocoran-kebocoran keuangan yang dapat terjadi diakibatkan lemahnya sistem manajemen keuangan.

7.    Manajemen sistem informasi (Management Information System). Saat ini sudah eranya komputerisasi.  Di negara-negara maju sudah banyak bangunan pintar (intelligent building) yang pengoperasiannya menggunakan sistem informasi yang akurat dan cepat karena menggunakan informasi teknologi yang memadai sesuai dengan kemajuan jaman. Hal ini akan sangat membantu dan memudahkan manajemen properti dalam mengoptimalkan properti yang dikelolanya.

D.      Ruang Lingkup Manajemen Properti

Ruang lingkup manajemen properti cukup luas, namun secara umum dapat dibedakan menjadi 3 kelompok yaitu mengelola properti sebagai suatu investasi, mengelola properti sebagai suatu bisnis/usaha, dan mengelola properti kaitannya dengan pajak dan asuransi.

1.    Mengelola Properti Sebagai Suatu Investasi

Sebagai sebuah investasi, aspek manajemen properti menjadi salah satu perangkat yang akan menjamin keberhasilan investasi properti. Setelah dilaksanakan tahap rencana investasi, maka dilanjutkan dengan tahap pengelolaan atau manajemen operasional yang berupaya menjalankan prediksi dan strategi yang telah digariskan dalam tahap rencana investasi. Selama menjalankan tersebut, tahap evaluasi untuk menyempurnaan pengelolaan properti juga terus dilaksanakan. Sehingga dalam rangkaian proses investasi properti, setiap tahapan akan memberikan kontribusi masing-masing demi keberhasilan investasi secara keseluruhan.

Manajemen properti secara umum dapat juga didefinisikan “to maintain and increase the investment income from the property investment and to secure timely capital gains”.  Dengan demikian aktivitas manajemen properti harus dilihat dari sudut pandang investasi yang akan difokuskan pada pemahaman aspek pasar sebagai kunci kesuksesan.

Untuk mengukur suatu investasi bagi seorang manajer properti adalah melalui proses penilaian ( valuation). Manajer properti harus memastikan bahwa nilai dari properti yang dikelolanya tidak mengalami penurunan dan bahkan sebaliknya nilainya terus bisa naik. Nilai sebuah properti dapat diformulasikan sebagai berikut :

Nilai = Pendapatan operasional bersih setahun (NOI) x (1/i)

Keterangan :

NOI     = pendapatan kotor setahun – biaya operasional setahun

I           = tingkat kapitalisasi dari properti tersebut

Tolok ukur atau performance investasi dapat diukur dengan menggunakan besaran dari tingkat hasil yang akan diperoleh (yield). Semakin tinggi yield dari suatu investasi, maka semakin tinggi risiko dan tingkat pengembalian ( risk & retun) yang akan diperoleh. Yield dapat diformulasikan sebagai berikut :

Yield (%) = (Pendapatan operasional bersih setahun /Nilai) x 100%

Dengan demikian salah satu keberhasilan dari suatu manajemen properti dapat terlihat dari kemampuan mereka memberikan kontribusi dalam meningkatkan penghasilan bersih dari properti tersebut. Oleh karena itu, seorang manajer properti di dalam programnya untuk menjaga nilai atau menaikkan nilai dari bangunannya harus mempertimbangkan biaya operasional disamping pendapatannya.

Dalam investasi properti, ada beberapa indikator yang menjadi acuan untuk melakukan penilaian dan evaluasi serta strategi investasi yang dilaksanakan. Adapun indikator tersebut adalah :

a.    Total investasi. Besaran investasi ini sangat berpengaruh terhadap besarnya ruang lingkup pekerjaan yang akan dilaksaksanakan. Sehingga strategi yang dibutuhkan akan berbeda-beda sesuai dengan besaran investasi yang ditanamkan.

b.    Total rentable area.  Dalam suatu bangunan harus dihitung luas dari lantai bangunan yang bisa disewakan apabila sewa didasarkan atas sewa permeterpersegi bangunan. Luas bangunan yang digunakan sebagai fasilitas bangunan antar pengguna/penyewa tidak termasuk dalam kategori yang disewakan.

c.    Prediksi harga sewa atau harga jual. Besaran ini juga sangat beragam dan harus dilakukan survey lapangan properti sejenis yang digunakan sebagai data pembanding. Apabila bangunan terdiri dari beberapa lantai dan lokasi yang beragam, maka penentuan sewanya juga berbeda dengan mempertimbangkan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap nilai.

d.   Prediksi tingkat hunian atau tingkat penjualan. Penelitian pasar (market research) maupun daya serap pasar ( captive market) berperan dalam menentukan tingkat hunian maupun tingkat penjualan. Analisis ini digunakan untuk menentukan stategi dalam memaksimalkan tingkat hunian maupun tingkat penjualan.

e.    Biaya operasional dan biaya lainnya. Seluruh biaya yang diperlukan yang berkaitan dengan operasional properti dan aktifitas usaha , baik yang biaya tetap ( fix cost) maupun yang biaya tidak tetap ( variable cost) perlu dikaji dalam rangka efektivitas dan efisiensi. Dan indikator ini juga memerlukan suatu strategi yang mendasar dan menyentuh semua aspek.

Indikator-indikator tersebut, secara keseluruhan akan menjadi prediksi pendapatan dan pengeluaran selama umur investasi yang direncanakan. Manajemen properti ikut berperan menentukan keberhasilan investasi sepanjang umur properti. Tugas atau peran tersebut dilaksanakan dengan menetapkan strategi, tugas kerja dan evaluasi peran tersebut yang mampu menjamin pendapatan yang paling baik (maksimal) dengan menjamin pengeluaran yang paling optimal.

Sehingga diharapkan, investasi yang dilaksanakan tersebut memiliki kinerja yang baik. Hal ini biasanya ditunjukkan oleh :

a.    Tingkat hasil pengembalian intern atau  internal rate of return (IRR). Yaitu suatu tingkat diskonto dimana nilai sekarang dari arus kas suatu investasi di masa datang sama dengan biaya dari investasi. Angka ini ditemukan dengan proses mencoba dan mencoba lagi ( trial and error), jika nilai bersih sekarang dari arus kas keluar (biaya dari investasi) dan arus kas masuk (laba atas investasi) sama dengan nol, maka tarif diskonto yang digunakan adalah IRR. Apabila IRR lebih besar dari pengembalian yang dipersyaratkan-dinamakan tingkat batas dalam penganggaran modal-investasi itu dapat diterima.

b.    Nilai Besih Sekarang  / Net Present Value (NPV). Yaitu metode yang digunakan dalam mengkaji investasi dengan cara mana nilai bersih sekarang, dari semua arus kas keluar (seperti biaya investasi) serta arus kas masuk (pendapatan), dihitung dengan menggunakan suatu tarif diskonto tertentu. Biasanya tarif diskonto ini adalah tingkat pendapatan yang dipersyaratkan. Suatu investasi dapat diterima bila NPV-nya positif. Dalam penganggaran modal, tarif diskonto yang digunakan dinamakan tingkat batas dan biasanya sama dengan biaya modal tambahan.

c.    Periode Pengembalian  (Payback Period).   Yaitu dalam penganggaran modal : lamanya waktu yang diperlukan untuk memperoleh kembali biaya dari suatu investasi modal. Periode pengembalian adalah rasio dari investasi modal. Periode pengembalian adalah rasio dari investasi awal (pengeluaran kas) terhadap arus kas masuk tahunan untuk periode pengembalian. Kekurangan terpenting dari metode pengembalian adalah bahwa metodel tidak memperhitungkan arus kas sesudah periode pengembalian, sehingga bukan merupakan ukuran dari profitabilitas suatu proyek investasi. Oleh sebab itu, para analis umumnya mengutamakan metode arus kas yang didiskonto (discounted cash flow) untuk penganggaran modal yaitu IRR dan NPV.

d.   Indikator penilaian investasi lainnya yang memperlihatkan kinerja tersebut.  Indikator-indikator tersebut seharusnya terus dipantau, dievaluasi dan ditingkatkan melalui evaluasi kinerja manajemen properti yang dijalankan.



2.    Mengelola Properti Sebagai Suatu Bisnis/Usaha

Tujuan dari kegiatan ini adalah optimalisasi dari arus kas sekaligus memelihara dan meningkatkan nilai properti tersebut. Kegiatan manajemen properti sebagai suatu bisnis atau usaha juga tidak dapat dipisahkan dalam kaitannya mengelola properti sebagai suatu investasi sebab keduanya saling terkait dan memiliki hubungan yang erat. Dalam hal ini kegiatan manajemen properti meliputi :

a.    Memasarkan ruangan untuk memperoleh penyewa dengan harga sewa yang terbaik. Berbagai media promosi dapat digunakan untuk bisa menarik minat dari penyewa termasuk pertimbangan dalam memberikan diskon kepada penyewa.

b.    Menagih sewa dan biaya pelayanan (service charge).  Menentukan sistem penagihan sewa yang efektif dikaitkan dengan situasi dan kondisi dari penyewa serta jenis pelayanan yang optimal kepada penyewa sehingga mereka merasa nyaman menjalankan aktifitas bisnisnya dan tidak terganggu oleh masalah-masalah sepele, seperti listrik yang sering padam, kebersihan yang tidak terjaga, keamanan yang tidak berfungsi dan sebagainya.

c.    Memelihara properti.  Termasuk pekerjaan yang dilakukan secara berkala ataupun insidentil maupun jangka menengah seperti pengecatan dan jangka panjang seperti penggantian bagian-bagian yang mengalami kerusakan dan tidak dapat diperbaiki lagi.

d.   Mengelola keuangan dan memberikan laporan secara berkala.  Hal ini harus diatur dengan memperhatikan skala perioritas dalam pengeluaran. Serta menekan biaya-biaya yang dapat dihemat dan memberikan laporan yang terkini secara berkala.

e.    Memonitor nilai properti.  Sesuai dengan tujuan utama dari manajemen properti adalah meningkatkan pendapatan serta mempertahankan nilai properti. Hal ini harus senantiasa di monitor perkembangannya mengingat banyaknya faktor persaingan yang bisa menimbulkan turunnya pendapatan suatu properti.

f.     Melakukan pengadaan sarana dan fasilitas pelengkap. Melengkapi properti dengan sarana dan fasilitas yang mendukung seperti area untuk orang yang merokok, tempat bermain untuk anak-anak di pusat-pusat perbelanjaan dan lain-lain.

g.    Memahami pentingnya suatu komunikasi dan informasi. Selalu mengikuti perkembangan informasi terkini sesuai dengan perkembangan bisnis yang dijalankan. Mengamati kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan oleh pemerintah untuk antisipasi kedepan. Mengingat sering ditemuin pusat-pusat perbelanjaan yang akhirnya tutup atau ditinggalkan oleh penyewa dan konsumen yang disebabkan karena adanya faktor-faktor persaingan properti sejenis yang baru dibangun maupun perubahan dari kebijakan pemerintah setempat.



3.    Mengelola Properti Kaitannya dengan Pajak dan Asuransi

Ruang lingkup lain dari kegiatan manajemen properti ini mencakup kegiatan yang berhubungan dengan pajak dan asuransi. Beberapa aktifitas yang dapat dilakukan oleh keberadaan manajemen properti yaitu :

a.    Meneliti kewajaran penetapan pajak dari nilai objek pajak. Hal ini dimaksudkan untuk dapat memberikan analisis terhadap nilai properti yang digunakan sebagai dasar penetapan pajaknya. Walaupun dalam hal ini Direktorat Jenderal Pajak memiliki ketentuan dan peraturan tersendiri sebagai dasar penilaiannya dengan menggunakan Nilai Jual Objek Pajak (NJOP) tanah dan bangunan yang mereka tetapkan.

b.    Meneliti aspek legalitas yang berhubungan dengan kepemilikan atau penguasaan properti. Seperti dalam hal masa berlakunya sertifikat tanah seperti Hak Guna Bangunan (HGB), Hak Guna Usaha (HGU) ataupun Hak Pengelolaan. Dan mengusahakan perpanjangan hak-hak tersebut yang akan berakhir masa berlakunya.

c.    Monitor peraturan berkaitan dengan pajak.  Memahami seluruh peraturan-peraturan yang berkaitan dengan pajak properti, maupun pajak-pajak lainnya yang terkait dengan ruang lingkup pekerjaan manajemen properti dan selalu mengikuti perkembangannya mengingat peraturan di bidang perpajakan sangat dinamis.

d.   Keringanan pajak. Membantu untuk mengajukan permohonan keberatan ataupun pengurangan terhadap besarnya pajak terhutang yang dikenakan oleh Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) setempat apabila dipandang perlu.

e.    Asuransi kebakaran. Melindungi pemilik properti terhadap berbagai risiko, seperti kebakaran, kehilangan ataupun kerusakan lainnya. Mengingat properti itu bisa mengalami hal-hal yang tidak diinginkan seperti terjadinya kebakaran karena akibat hubungan arus pendek.

f.     Polis asuransi dan penutupan asuransi. Menyimpan dengan baik polis asuransi dan memastikan menggunakan jasa asuransi yang tepat sehingga tidak mengalami masalah bila akan melakukan klaim pencairan asuransi dan mengurus penutupan asuransi atau perpanjangannya bila diperlukan.

E.       Sistem dalam Manajemen Properti

Untuk melaksanakan tujuan, aktifitas dan ruanglingkup manajemen properti di atas, diperlukan sistem manajemen properti yang meliputi pelaksanaan rincian manajemen properti secara tepat, pengelolaan keuangan yang benar dan menghimpun serta menganalisis data-data penting lainnya:

1.    Melaksanakan Rincian Manajemen Properti Secara Tepat

Tujuan dan rincian manajemen ini adalah menyajikan informasi agar tanggung jawab yang akan diserahkan dapat dilaksanakan secara tepat dan cepat. Sistem ini hendaknya juga mampu dilaksanakan agar informasi yang fundamental dapat dengan cepat disesuaikan dengan seringnya terjadi perubahan-perubahan, misalnya dalam penilaian kembali harga sewa, menyelesaikan kontrak sewa menyewa atau perubahan pada fisik bangunan. Pendataan dari manajemen properti ini harus dilengkapi data properti sebagai berikut :

a.    Penyusunan data properti. Dalam penyusunan data dari setiap properti harus dicatat secara rinci mengenai kontrak sewa menyewa yang telah dilaksanakan dan dilengkapi dengan data-data seperti :

Ø Nama dan alamat klien. Nama dan alamat lengkap klien harus dipastikan kebenarannya. Untuk menghindari terjadinya pemalsuan alamat.

Ø Kepemilikan. Statusnya harus jelas apakah sebatas sebagai penyewa, leasing atau pembeli / pemilik.

Ø Persyaratan kontrak. Syarat-syarat dalam kontrak harus tertuang dengan jelas dengan menggunakan bahasa yang disepakati antara pemilik dengan penyewa.

Ø Harga sewa dan setiap tanggal pembayaran. Dinyatakan dalam satuan mata uang yang berlaku dan sesuai dengan kesepatan bisa dalam bentuk rupiah atau mata uang asing. Tanggal pembayaran harus jelas dan sangsi yang dikenakan apabila terjadi keterlambatan dalam pembayaran sewa.

Ø Rincian penggunaan. Penggunaan bangunan harus sesuai dengan kontrak yang disepakati dan setiap perubahannya harus dilaporkan kepada pengelola properti.

Ø Luas lantai. Dengan menggunakan satuan m2 luas lantai yang disewakan.

Ø Penilaian kontrak sewa. Akan dilakukan peninjauan ulang terhadap kontrak sewa pada jangka waktu yang disepakati. Hal ini bisa mengakibatkan turunnya atau naiknya harga sewa yang harus dibayar oleh penyewa.

Ø Data-data pajak properti. Seperti Surat Pemberitahuan Pajak Terhutang (SPPT), fotocopy data-data pendukung seperti: sertifikat tanah, IMB, gambar denah bangunan.

Ø Tanggal berakhirnya kontrak sewa menyewa. Jangka waktu toleransi pengosongan apabila berakhirnya kontrak sewa atau kemungkinan adanya perpanjangan sewa.

Ø Perjanjian pemilik dan penyewa. Hal-hal yang tertuang secara khusus yang diinginkan oleh pemilik terhadap penyewa ataupun sebaliknya perlu dibuat perjanjiannya.

Ø Data mengenai asuransi properti. Besarnya premi asuransi yang harus dibayar, jenis asuransi yang diikuti, jangka waktu berakhirnya asuransi.

 b.    Informasi tambahan. Dalam aspek ini tercakup data-data rincian singkat mengenai :

Ø Batasan pengelolaan. Sejauh mana yang menjadi batas tanggung jawab dan kewajiban dalam melakukan pengelolaan properti.

Ø Menyewakan kepada pihak ketiga. Perlu dibuat kebijakan yang mengatur masalah ini sehingga tidak terjadi masalah dalam ketentuan kontraknya dengan pemilik dan penyewa dan juga dengan pihak ketiga.

Ø Perubahan-perubahan yang diijinkan. Setiap perubahan yang akan dilakukan oleh penyewa harus mendapatkan ijin terlebih dahulu dari pengelola, seperti penyewa yang akan melakukan perubahan design tata ruang sesuai dengan kebutuhannya.

Ø Sertifikat Ijin Mendirikan Bangunan (IMB). Memastikan jangka waktu berlakunya IMB dan memastikan sesuai dengan peruntukannnya.

Ø Hal-hal lainnya yang telah memperoleh suatu kesepakatan pemilik. Seperti kemungkinan bila terjadi kerusakan atau kehilangan yang disebabkan oleh penyewa.


c.    Catatan kontrak dan penilaian harga sewa pasaran. Termasuk di dalamnya :

Ø Ada tidaknya pelanggaran kontrak. Sejauh mana pelaksanaan dari kesepakatan kontrak yang telah dibuat dan sangsi-sangsi yang diberlakukan apabila terjadi pelanggaran kontrak.

Ø Tinjauan sewa sesuai dengan yang berlaku di pasar. Penilaian ini dimaksudkan untuk mensiasati faktor persaingan yang terjadi untuk properti yang sejenis.



d.   Recana pemeliharaan dan penggantian. Di dalamnya meliputi beberapa aktivitas sebagai berikut :

Ø Jadual rutin pemeliharaan ( day to day maintenance) untuk jangka pendek. Tindakan yang harus dilakukan apabila terjadi sesuatu musibah, misalnya pintu tangga darurat tidak boleh terkunci selama ada aktivitas dalam gedung, tabung-tabung kebakaran harus bisa difungsikan dengan baik. Toilet harus selalu terjaga kebersihannya.

Ø Untuk jangka menengah dan jangka panjang perlu adanya perbaikan atau penggantian bagian-bagian yang mengalami kerusakan fisik atau keusangan fungsi maupun ekonomis.



2.    Pengelolaan Sistem Keuangan yang Benar

Kegiatan ini akan dilaksanakan oleh akuntan atau bagian keuangan. Namun demikian seorang properti manajer harus mengetahui sistem yang dipergunakan. Prinsip dasar sistem akunting harus mampu mendata :

Ø Pembayaran dari faktur yang berkaitan dengan biaya pengeluaran properti.

Ø Penagihan tunggakan sewa dari penyewa dan biaya-biaya lainnya yang harus dibayar oleh penyewa, dan

Ø Langkah persiapan dan piutang klien mengenai uang yang harus dikembalikan.

Dalam kaitan ini, data-data yang harus diperhatikan meliputi :

Ø Rincian mengenai penyewa serta kontraknya. Baik data-data yang bersifat kuantitas maupun kualitas dari penyewa.

Ø Faktur-faktur. Memastikan faktur-faktur yang ada adalah wajar dan sesuai kebenarannya.

Ø Kuitansi. Setiap kuitansi harus didata dan disimpan dengan baik sebagai arsip (file) jika suatu saat diperlukan.

Ø Data Piutang. Besaran piutang dan kapan pelunasan dari masing-masing piutang tersebut.

Ø Rincian keuangan para klien. Perlu diberikan catatan-catatan khusus terhadap klien yang mengalami masalah keuangan misalnya sering menunggak pembayaran sewa dari tanggal yang sudah ditetapkan.



3.    Menghimpun dan Menganalisis Data Penting Lainnya

Data-data lainnya yang sangat penting bagi suatu pengelolaan manajemen properti yang benar meliputi :

a.    Data mengenai asuransi properti (informasi ini berkaitan dengan) :

Ø Penentuan dari nilai yang akan diasuransikan. Dalam hal ini dapat menggunakan jasa penilai independent untuk menentukan besarnya pertanggungan properti yang akan diasuransikan selain ada penaksir nilai dari pihak asuransi.


Ø Rincian persyaratan dalam polis asuransi. Secara seksama memastikan persyaratan-persyaratannya sudah terpenuhi sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang ada dalam polis asuransi tersebut.

Ø Pembayaran premi. Besar dan jatuh tempoh setiap pembayaran premi yang menjadi kewajibannya.

Ø Pembayaran kembali biaya asuransi dari penyewa. Apabila terjadi klaim dari klien tentang asuransi yang harus diterimanya bila terjadi suatu musibah, memastikan kepada siapa harus menuntutnya dan kepada siapa yang berhak menerima asuransi tersebut.

b.    Data-data inspeksi properti meliputi :

Ø Tanggal pemeriksaan. Setiap pemeriksaan yang dilakukan harus dicatat sebagai monitoring inspeksi selanjutnya.

Ø Tujuan dan hasil pemeriksaan. Melakukan pencatatan secara rinci hasil pemeriksaan lapangan.

c.    Kondisi dan potensi pengembangan properti meliputi :

Ø Spesifikasi konstruksi. Meliputi jenis konstruksi, rincian material dan fasilitas bangunan.

Ø Tata letak bangunan. Apakah sudah sesuai dengan konsep estetika dan memenuhi standar design yang diharapkan sesuai dengan penggunaan properti tersebut.

Ø Perencanaan tambahan yang diperlukan. Untuk potensi pengembangan di masa yang akan datang diperlukan analisis data yang mendukung rencana tersebut, seperti trend  pendapatan yang meningkat dan terbatasnya penawaran yang ada.

d.   Photo-photo

Photo-photo ini harus senantiasa yang terakhir terutama setelah adanya perubahan-perubahan.

e.    Bestek ( Building Plan) dan pemeliharaan

Setiap manajer harus memiliki denah bangunan perlantai dari properti yang dikelolanya. Denah tersebut menjelaskan setiap perubahan perubahan yang memperoleh persetujuan. Untuk jenis fasilitas bangunan lainnya seperti pendingin udara (AC), gambar instalasi mengenai tata cara pemeliharaan dan spesifikasinya harus senantiasa disimpan. Sehingga jika diperlukan setiap saat bisa dilakukan perbaikan ataupun penggantian dengan mempelajari secara seksama apa yang ada dalam bestek tersebut. Bahkan di negara-negara maju sekarang setiap gedung memiliki building plan dalam bentuk komputerisasi yang memuat informasi begitu rinci menyangkut keseluruhan gedung/bangunan.

f.     Persetujuan mengenai data perencanaan

Dalam aspek ini meliputi rincian mengenai persetujuan data-data perencanaan yang telah diperoleh.

g.    Data alamat

Daftar yang berisi alamat dan nomor telpon dari klien, pengacara klien, penyewa, pengelola dan kontraktor serta pemasok / relasi untuk setiap properti harus didata dan diperbaharui apabila ada perubahan.

h.    Kontrak manajemen

Salinan dari setiap kontrak manajemen atau surat pengangkatan klien dengan rincian tugas yang harus dilaksanakan harus disimpan dengan baik.

i.      Kontrak pemeliharaan

Hal ini berkaitan dengan para pemasok pelayanan atau pemeliharaan untuk fasilitas bangunan seperti lift, AC dan fasilitas bangunan lainnya.

j.      Kontrak kerja karyawan

Kontrak ini berhubungan dengan kegiatan administrasi umum untuk korespondensi mengenai properti yang akan dikelola.



BAB III

PENUTUP

A.      Kesimpulan

1.    Kehadiran dan keberadaan manajemen properti diperlukan oleh perorangan ataupun badan hukum, baik sektor privat maupun sektor publik yang memiliki dan/atau menggunakan properti dalam jumlah kecil maupun besar, baik dalam hal kuantitas maupun nilai uangnya. Jasa manajemen properti dapat diberikan untuk lingkup kerja yang luas maupun terbatas sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan pemiliknya.

2.    Secara umum, dilihat dari tujuannya manajemen properti dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua) , yaitu:

Ø Mengelola properti sebagai investasi / bisnis;

Ø Mengelola dan melaksanakan aspek fisik lingkungan properti sehingga tercapai hasil optimal secara efektif dan efisien.

3.    Dengan maraknya bisnis manajemen properti yang memberikan prospek yang semakin cerah, maka ruang lingkup manajemen properti dapat diklasifikasikan menjadi:

Ø Mengelola properti sebagai suatu investasi

Ø Mengelola properti sebagai suatu bisnis / usaha; dan

Ø Mengelola properti kaitannya dengan pajak dan asuransi.

4.    Sedangkan untuk penyediaan sistem dalam manajemen properti yang merupakan suatu bagian yang sangat vital dalam mencapai suatu tujuan dari manajemen properti antara lain meliputi aktivitas sebagai berikut:

Ø Melaksanakan rincian manajemen properti secara tepat

Ø Pengelolaan sistem keuangan yang benar

Ø Menghimpun dan menganalisis data penting lainnya.



B.       Saran

Bagi pengembang properti dalam membangun proyek properti harus disesuaikan dengan daya serap pasar sehingga tidak terjadi kelebihan pasokan, lebih mengutamakan pemenuhan kebutuhan terhadap sektor primer yaitu perumahan khususnya bagi masyarakat golongan menengah kebawah. Serta saran yang paling penting bagi pengembang yaitu untuk tidak mudah terpengaruh oleh guncangan ekonomi.

0 komentar: